Mis tahes raha laekumisel põhinev dokument nõuab õige vormi täitmist. Kui organisatsioon varustas töötajat rahaliste vahenditega mis tahes vajaduste jaoks, siis on vaja nende eest aru anda, täites eelaruande.
Kes peaks täitma eelteate
Direktor ei saa organisatsioonile raha niisama anda. Esialgu tuleks kindlaks määrata töötajate nimekiri, kellel on õigus saada ettemakseid, koos järgneva aruandega. Selleks on vaja koostada ja väljastada eritellimus.
Kui alluv vajab äri korraldamiseks raha, peab ta direktorile esitama vabas vormis avalduse. On hädavajalik märkida vajalik summa ja eesmärk, milleks raha taotletakse. Kui direktor nõustub väitega, kirjutab ta avaldusele isiklikult alla ja näitab, kui palju ta lubab raha võtta ja kui kaua.
Oluline on välja tuua, et sularaha saab välja anda ainult töötajale, kes on juba täielikult aru andnud kõigi varem saadud summade kohta.
Mõnikord võib töötaja vajada volikirja, mis tuleb välja anda organisatsiooni nimel vastavalt kehtestatud mudelile nr M-2 või nr M-2a. Need vormid kiideti heaks 1997. aastal Venemaa Föderatsiooni riikliku statistikateenistuse määrusega.
Kulutatud raha eest, mis väljastati organisatsiooni raamatupidamisosakonnas, peab töötaja aru andma. On kindel tähtaeg, mille jooksul peate täitma ja esitama kuluaruande. Organisatsiooni juhi poolt taotlusvormil määratud perioodi lõpust on möödunud 3 päeva.
Kui töötajale eraldati vahendeid reisivajadusteks, peab ta need pärast lähetuselt naasmist järgmise 3 tööpäeva jooksul arvestama.
Kuidas kulude aruannet kinnitatakse
Kui töötajal on raha alles, siis ei saa ta seda niisama kassasse tagasi anda. Esiteks peate koguma kõik dokumendid, mis kinnitavad, et raha kulutati täpselt nende vajaduste jaoks, milleks need olid ette nähtud. Need võivad olla sularaha ja müügitšekid, reisipiletid, kviitungid, aktid ja muud ranged aruandlusvormid.
Pärast iga sellise dokumendi saamist tuleb kindlasti kontrollida, kas kuupäev, summa ja üksikasjad on loetavad.
Töötaja peab esitama kõik dokumendid raamatupidamisosakonnale.
Mis juhtub, kui kuludokument täidetakse valesti
Kui töötaja on valesti vormistanud või ei esitanud 3 päeva jooksul avansiaruannet, loeb järelevalveasutus saadud vahendid sissetulekuks, millele tuleb arvestada kindlustusmakse ja üksikisiku tulumaks. Kui hiljem esitab töötaja ikkagi kõik vajalikud dokumendid ja aruande, siis tuleb raamatupidajal uuesti arvutada.
Organisatsiooni volitatud töötaja võib summa, mille kohta aruannet ei esitatud, töötaja palgast kinni pidada.
Eelarve koostamise põhireeglid
Kulude aruande koostamise keskmes on järgmised reeglid:
- Eelaruanne peab olema tõendatud kulutatud summasid kinnitavate dokumentidega.
- Dokumendid tuleb esitada hiljemalt 3 tööpäeva jooksul pärast töölähetuse lõppu, juhi määratud ajavahemikku või pärast haigestumist või puhkust tööle mineku hetkest.
- Protokoll koostatakse erivormis nr AO-1. Samuti on lubatud kasutada eelaruande vormi, mille kinnitab organisatsiooni juht.
- Kulude aruande kinnitamise eest peaks vastutama ainult juhataja.
- Eelarve aruande täidab raha kulutanud töötaja. Samuti peab raamatupidaja sisestama osa andmetest.
Eelaruandes tuleks märkida järgmised andmed:
- Teave ettevõtte kohta, kes töötajale raha välja andis.
- Andmed organisatsioonilt raha saanud töötaja kohta.
- Eesmärk, mille jaoks peate ettevõtte töötajale raha andma.
- Summa.
- Andmed kõigi kulude kohta koos kinnitusega.
- Rahaliste vahendite jääk, kui see on olemas.
Lõpus panevad allkirjad raamatupidamise töötaja ja töötajad, kes raha välja andsid ja ülejäänu kätte said.
Avansiaruandele pole vaja mingeid templeid panna. Seda seetõttu, et dokument on sisemine. Ja ei lähe organisatsioonist kaugemale. Lisaks on kõigil juriidilistel isikutel ja mitte ainult üksikettevõtjatel alates 2016. aastast täielik õigus mitte oma dokumente templite ja pitsatitega kinnitada.
Aruanne täidetakse ühes eksemplaris. See on osa põhidokumentatsioonist ja te ei tohiks selle kujunduses vigu teha. Kui mingil põhjusel ei olnud võimalik blotte ega valet täitmist vältida, siis on parem võtta uus vorm ja täita see uuel viisil.
Kuidas täita kuluaruannet
Tundub, et nii siseringi jaoks olulist dokumenti peaks olema väga raske täita. Kuid see on põhimõtteliselt vale. Olles selle esimest korda täitnud, ei tohiks hiljem raskusi tekkida, kui peate selle uuesti täitma.
Andmed peab töötaja sisestama järgmises järjekorras:
- Kasutades organisatsiooni registreerimisandmeid, sisestatakse OKPO kood ja ettevõtte täisnimi.
- Veergudes pealdise "Eelaruanne" kõrval on vaja märkida dokumendi number ja selle koostamise kuupäev.
- Paremal on hädavajalik jätta veidi vaba ja tühja ruumi. Seda läheb vaja organisatsiooni juhi arvestuse jaoks: summa sõnades, aruande kinnitamise kuupäev ja allkiri.
- Allpool sisaldab kogu rida teavet avansiraha saanud töötaja kohta. Tuleb märkida, millises struktuuriüksuses ta töötab, perekonnanimi, eesnimi, isanimi ja ametikoht. Samuti on märgitud töötaja personali number ja miks oli vaja avanssi.
Sellega lõpetatakse kuluaruande esimene osa. Lisaks sisaldab vorm kahte tabelit. Ühe neist täidab ka raha saanud töötaja. Peate sisestama ettemakse kogusumma ja valuuta, milles see tehti. Allpool tuleks näidata jäägi summa või ülekulu.
Teise tabeli täidab raamatupidamisosakonnas selleks volitatud spetsialist. See peab sisaldama andmeid raamatupidamiskontode, allkontode ja neid läbivate vahendite kohta. Tuleb märkida tehingu kood ja täpsed summad.
Tabelite all on vaja märkida, mitu dokumenti on aruandele lisatud ja mitu lehekülge need dokumendid sisaldavad.
Pärast kõigi veergude täitmist peab pearaamatupidaja dokumente kontrollima. Tulemuse kohaselt peab ta selle jaoks spetsiaalsel real märkima aruandluse summa.
Allpool peavad raamatupidaja ja pearaamatupidaja olema allkirjastatud nende ärakirjadega. Lisaks tuleks raamatupidamisosakonna töötajale märkida saldo või ümberarvutamise summa ja sularahakorralduse number, mille kaudu see summa läks. Kassa kassiir, kes sai saldo või väljastas summa, mis oli identne ülekuludega, peab samuti allkirjastama avansiväljavõttele.
Majandusaruande järgmine osa on läbiräägitav. See peab sisaldama kogu vajalikku teavet dokumentide kohta, mis kinnitavad asjaolu, et vahendid kulutati taotletud vajadustele. Selles osas peate sisestama järgmised andmed:
- Andmed iga dokumendi välja andnud organisatsiooni kohta.
- Väljastamise kuupäev.
- Nimi.
- Täpne kulutatud rahasumma.
- Loendamise number, mille võrra dokumendis märgitud summa postitati.
Töötaja peab oma allkirja allkirjastama laua all spetsiaalsel real. Seega kinnitab ta täpsustatud teabe õigsust.
Kulude aruande viimane osa on eraldatud osa. Sellel on raamatupidajalt kviitung, mille ta täidab pärast seda, kui ta sai töötajalt dokumendid, mis kinnitavad kulutatud raha. Maharebitavale osale tuleb märkida:
- Teave töötaja kohta (täisnimi).
- Aruande number ja väljaandmise kuupäev.
- Töötajale väljastatud summa sõnades.
- Kulusid tõendavate aruandlusdokumentide arv.
Pärast seda paneb peaarvepidaja kuupäeva ja allkirja. Lahutatud osa tuleb saadud andmete tõenduseks töötajale üle anda.
