Näitustel ja messidel osalemine on oluline mehhanism mis tahes turuorganisatsiooni toote või teenuse reklaamimiseks. Seetõttu peaks osalemiseks ettevalmistamine toimuma erilise tähtsusega režiimis. Selles tegevuses pole mingeid pisiasju, sest kõigil detailidel, mis on avalikkuse laiematele ringkondadele avatud, võivad olla nii positiivsed kui ka negatiivsed tulemused.
Reeglina langeb ettevõtte näitustel korraldamine avalike suhete osakondade, pressikeskuste, aga ka muude näitus- ja messitegevusega seotud struktuuriliste jaotuste õlgadele. Kui selliseid tööjõureserve pole, siis on organisatsiooniga seotud kogu ettevõte juhtkonnast kontoritöötajateni.
Suures osas sõltub ettevõtte esitlus näituse olemusest. Tööstussündmused toovad reeglina kokku teatud ärivaldkonna näitajad: kaubandus, ehitus, teadustegevus jne. Seega peaks ettevõte olema valmis nägema oma partnerite ja konkurentide saavutusi naaberstendidel. Näituse sagedus mõjutab ka stendi kujundamist. Iga-aastaste ürituste jaoks on vastuvõetamatu kasutada asjakohatud teabe põhjal välja töötatud vananenud esitlusmaterjale.
Näituse ettevalmistusprotsess algab mitu kuud enne selle algust. Esimene samm esitlusmaterjali loomiseks on kontseptsiooni koostamine. See skemaatiline osaluskava sisaldab esitlusmaterjalide loendit: stendid, bännerid, video- ja helitooted, brošüürid ja muud jaotusvormid. Avalike suhete osakondade koostatud näitusel osalemise arhiiv võimaldab valmistada optimaalset materjali. Samal ajal kinnitatakse esitlusmaterjalide tootmise kuluhinnang.
Selles etapis on oluline välja selgitada ettevõtte tugevused, s.t. oma toodet või teenust. Konkurentsieelistest tuleks potentsiaalsetele tarbijatele selgelt teavitada esitlusmaterjalide - brošüüride, bännerite, videoklippide kaudu. Me ei tohiks unustada spetsiaalseid stendipaigaldusi, mida saab teha kliendi soovil - uute seadmete mudel või visuaalne panoraam valmistatavatest materjalidest. Kui ettevõte toodab purunematuid nõusid, siis oleks spetsialiseeritud näitusel asjakohane näidata toote kvaliteeti, andes kõigile võimaluse proovida toodet kahjustada.
Lisaks oleks eetiliselt õige ette näha pika vestluse võimalus huvitatud näituse külastaja ja ettevõtte esindaja vahel. Stendile tuleks paigaldada plokk märkmete ja pastakatega, et igaüks saaks vajaliku teabe hankimise ajal märkmeid teha. On soovitav, et need lisaseadmed oleksid märgistatud ettevõtte logoga.
Teine samm on välja töötada bännerite ja stendipaigalduste mustandivalikud. Reeglina kasutatakse seda ettevõtte värvilahenduse, fondi ja logo abil. Kõigi stendide suurused valmistatakse või ostetakse, võttes arvesse esitlusruumi suurust.
Järgmine etapp on personali valimine stendil töötamiseks. Sageli viivad esitluse läbi ettevõtte töötajad. Selle lähenemise oluline pluss on see, et spetsialistid saavad asjatundlikult rääkida organisatsiooni tegevusest ja vajadusel vastata küsimustele, mis võivad näituse külastajatel tekkida. Täiendavaid töötajaid, kes osalevad esitlusel, saab palgata lisadena lendlehtede levitamiseks, küsimustike täitmiseks jne.
Osalemise tõhususe määrab loodud partnerluste mahu lihtne arvutamine. Mida suurem on näituse külastajate huvi esitluse paigutuse vastu, seda suurem on ettevõtte osalemine üritusel. Seetõttu on parem, et näitusel osalemise avaldus esitati ühena esimestest, et osalejal oleks esimene võimalus stendi asukoht valida. Lisaks ei tohiks te keelduda näituse korraldajate pakkumistest tegutseda ürituse eripartnerina. See eelis suurendab näituse ajal organisatsiooni nime pöörlemiste arvu ning mõjutab positiivselt ka ettevõtte mainet.
