Ettevõtte dokumentatsioon peab olema korras. Et muude äridokumentide hulgast oleks hõlpsasti vajalik kauba tarnimiseks vajalik leping leida, tasub neile luua eraldi riiul või kaust. Kuid mitte ainult. Ka lepingud ise peavad olema sujuvamad.
Juhised
Samm 1
Koguge kõik lepingud, mida soovite korrastada, ja hinnake neid. Pöörake tähelepanu sellele, kui tihti need sõlmitakse ja milliste partneritega. See aitab teil valida, kuidas dokumente liigitada.
2. samm
Kui partnereid on palju, on sobivam lepingute tellimise viis nende sõlmimise kuupäevaks. Juhul kui pika perioodi vältel sõlmitakse lepingud samade ettevõtetega, saab need osapoolte kaupa grupeerida eraldi kategooriasse (kausta). Mõnel juhul piisab, kui korraldada lepingud tähestikulises järjekorras partnerettevõtete nimede järgi.
3. samm
Ükskõik millise meetodi valite, pidage meeles, et mahukaid kaustu on väga ebamugav kasutada. Vaadake lepingud üle ja eemaldage aegunud lepingud üldisest virnast. Looge neile eraldi kaust. Sellistele lepingutele pöördutakse enamasti ainult aeg-ajalt, neid ei nõuta igapäevatöös.
4. samm
Lepinguid kronoloogilises järjekorras korraldades pidage kinni arvestuse pidamise ja säilitamise üldpõhimõtetest. Nendes kaustades, mida sageli kasutatakse, asuvad hiljuti sõlmitud lepingud ülaosas. Allpool on varasema loomiskuupäevaga dokumendid. Arhiivi esitamisel peaks vastupidi olema esimene ja allpool viimane sõlmitud leping.
5. samm
Kategooriate visuaalseks eraldamiseks teistest kasutage markereid, silte, järjehoidjaid ja muid kirjatarbeid. Veenduge, et sellised eraldajad oleksid kaustas selgelt nähtavad. See hõlbustab oluliselt vajalike dokumentide otsimist.
6. samm
Pärast seda, kui kõik kaubatarne lepingud on sobival viisil kausta koostatud, koostage kindlasti dokumentide register. Pange see kaanele või kausta kõigi lepingute peal. Jätke registrisse tühjad read. Uude lepingusse investeerimisel sisestage selle kohta teave registrisse.
