Kontoritöö - töö dokumentide ja dokumentatsioonitoega juhtimiseks selles konkreetses organisatsioonis, mida reguleerib GOST R 51141-98 "Kontoritöö ja arhiivindus. Mõisted ja mõisted ". Kontoritöö korraldamine on sissetulevate, väljaminevate ja sisedokumentide registreerimise, säilitamise ja kasutamise korraldamine ettevõtte praeguses tegevuses.
Juhised
Samm 1
Kontoritöö korraldamisel otsustage, kas teie ettevõte, organisatsioon, geograafiliselt kauged osakonnad või filiaalid võtavad seda asjaolu arvesse ja pakuvad nende osakondadega suhtlemise mehhanismi. Kontoritöö süsteem neis peaks olema identne peakontoriga, et vältida probleeme registreerimisel ja paberimajandusel.
2. samm
Mõelge, millist olemasolevat kontoritöö vormi kasutate: tsentraliseeritud, segatud või detsentraliseeritud. Nende valiku määravad ettevõtte struktuur (kas tal on geograafiliselt kauged allüksused) ja kontorihaldusteenuse tehniline varustus. Kui selle teenuse arv on väike ja seda ei pakuta tehniliselt, viiakse osa selle funktsioonidest üle alajaotistesse. Sel juhul toimub sega kontoritöö. Juhul kui see teenus on varustatud kogu vajaliku personali, riistvara ja tarkvaraga, tsentraliseeritakse see arvestuse pidamise vorm.
3. samm
Valige igas struktuuriüksuses spetsiaalne personaliüksus, mis teostab kontoritöid. Kui see pole võimalik, siis määrake teine töötaja, kes ühendab oma põhiülesannete täitmise ametniku funktsiooniga.
4. samm
Määrake juhtumite arv ja nomenklatuur, mis hõlmab kõiki sissetulevaid, väljaminevaid ja sisedokumente. Kui need on kõrgema (ema) organisatsiooni dokumendid, esitatakse need juhile kaalumiseks; alluvate organisatsioonide dokumendid tuleks esitada kaalumiseks nendega koos töötava juhataja asetäitjale. Seetõttu on kodanike pöördumised suunatud asetäitjale, kellele on usaldatud vastutus elanikkonnaga töötamise eest.
5. samm
Olles tuvastanud korrespondentide ringi, looge klassifikaator, mille abil saate kohe kindlaks teha, millisesse korrespondentide rühma see dokument kuulub. Näiteks riigiasutuste jaoks määrake kood 01, kõrgema organisatsiooni kirjade jaoks - kood 02, tarnijate jaoks - kood 03, klientide jaoks - kood 04 jne. See aitab dokumentide voogu organisatsioonis sujuvamaks muuta.
6. samm
Määrake, millises vormis dokumentide ringlus tehakse - ajakirjas või kaardil. Mõlemad vormid on rakendatud elektrooniliste dokumendihalduse eriprogrammides. Kui te ei saa veel sellist programmi osta, kasutage elektroonilisi dokumentide registreerimise ajakirju, need saab koostada Excelis.
