Igal endast lugupidaval ettevõttel peab olema oma pressiteenistus. Just teda kutsutakse üles kujundama ettevõtte mainet ja looma sellele pädev maine. Kuidas pressiteenistuse tööd korralikult korraldada?
Juhised
Samm 1
Pressiteenistuse korraldamisel tuleb selgelt määratleda, miks seda moodustatakse, milliseid ülesandeid täidetakse, kuidas see ettevõtte arengus osaleb.
2. samm
Pressiteenistuse töötajad võivad koosneda ühest kuni mitme inimeseni - kõik sõltub organisatsiooni tüübist, mida see teenindab. Mida suurem on ettevõte, seda suurem on ka pressigrupi töötajad. Tavaliselt on suurtes organisatsioonides pressiteenused PR-osakonna osa. Väikestes ettevõtetes saab PR-osakonna juhataja ja ajakirjandusega suhtlemise eest vastutava isiku ülesandeid ühendada üks inimene. Hoolimata asjaolust, et pressiteenistus tegutseb tavaliselt organisatsiooni esindajana, peaks see saama kõik juhised suhtekorraldusosakonna juhilt, kes omakorda vastutab oma juhtkonna ees.
3. samm
On oluline, et iga pressiteenistuse töötaja vastutaks oma vastutusala eest. Nii vastutab osakonna töö eest täielikult pressiteenistuse juht, ta viib isiklikult läbi pressikonverentse ja korraldab ajakirjanikele kultuuriprogrammi.
4. samm
Pressi kontaktametniku ülesannete hulka kuulub ajakirjanduse jaoks materjalide ettevalmistamine, ajakirjanduse järelepärimistele vastamine ja meedia jälgimine. Samuti võtab ta vajadusel meetmeid väidetes esinevate vigade parandamiseks või teeb asjakohaseid ümberlükkamisi. Kuigi ajakirjanduse kontaktisik tegutseb tavaliselt organisatsiooni esindajana, on parem, kui organisatsiooni juht räägib olulistes küsimustes organisatsiooni nimel.
5. samm
Pressiteenistusel on ka akrediteerimisgrupp, mis väljastab ajakirjanikele akrediteerimiskaarte, valmistab ette ja toimetab ajakirjanikele dokumentide infopaketi jne.
6. samm
Pressiteenistusel võib olla ka oma loominguline rühmitus, kuhu võivad kuuluda oma korrespondendid, telereporterid ja operaatorid. Neil peaks olema võimalus meediatoimetuste jaoks iseseisvalt materjali ette valmistada. Lisaks võib mõnes organisatsioonis selline rühm olla seotud oma ettevõtte ajalehe väljaandmisega.
7. samm
Suurtel ettevõtetel ja valitsusasutustel võib olla ka analüütiline rühm, kuhu kuulub retsensent. Selle ülesandeks on jälgida ja analüüsida teatud probleemide kajastamist ajalehtede ja ajakirjade lehtedel, televisiooni- ja raadiosaadetes ning määrata selle kajastuse kvaliteet. Samuti peab vaatleja pressikonverentsi ettevalmistamisel sõnastama probleemi teema, teema ajaloo, valmistama ette mitmesuguseid viiteid ja memosid.
