Paljud ettevõtted, olenemata omandivormist, koostavad igal aastal avalikke aruandeid iga-aastase tegevuse tulemuste kohta. Need dokumendid on üldsuse jaoks teabeallikaks ja samal ajal on need nähtavad tõendid organisatsiooni tõhususe või ebaefektiivsuse kohta.
Aktsionäride koosoleku otsus ettevõtte edasise saatuse, organisatsiooni tegevuse avaliku hinnangu jms kohta võib sõltuda sellest, kui hästi aastaaruanne on koostatud, teisisõnu majandusaasta aruannet välja töötav spetsialist või struktuuriüksus. peaks teadma, et lõpliku dokumendi kvaliteedist sõltub mitte ainult maine, vaid ka ettevõtte edasine areng.
Sageli langeb majandusaasta aruande koostamise ülesanne analüüsiosakonnale või muule struktuuriüksusele, mis täidab kogu ettevõtte tegevuse kohta aasta jooksul teabe kogumise funktsioone.
Sõltuvalt organisatsiooni tegevuse tüübist ja sihtrühma olemusest, kellele dokumendid on mõeldud, saab aruannet säilitada sisedokumentide või avaliku teabe stiilis laiale lugejaskonnale. Ettevõtte asutajaskonnale ja aktsionäridele esitatavate aruannete puhul järgitakse sisedokumentatsiooni stiili. Sel juhul pööratakse aruandes suuremat tähelepanu finantstulemustele, majanduslikule efektiivsusele ja tulemuslikkusele kavas toodud põhieesmärkide saavutamisel.
Avaliku aruande jaoks, mis reeglina avaldatakse avalikul vaatamiseks ametlikul veebisaidil, on vajalik organisatsiooni tegevuse, selle ülesannete ja missiooni üksikasjalikum kirjeldus. Mitmed esitatud andmed nõuavad üksikasjalikku selgitust, mille jaoks on ettevalmistamisel eraldi jaotis. Reeglina tegelevad analüüsiteenused avaliku aruande väljatöötamisega tihedas koostöös avalike suhete spetsialistidega, kellel on võimalus teavet parandada, sõltuvalt selle olulisusest.
Sõltumata aruande sihtrühma olemusest on kõik lõplikud dokumendid selgelt jaotatud osadeks. Esimeses jaotises antakse reeglina ülesanded, mis olid enne organisatsiooni seatud, ja tulemused nende saavutamiseks. Järgnevad on aasta majandustulemused ja tootmistulemused.
Viimane osa on reeglina ettevõtte ühiskondlik tegevus. Reeglina sisaldub see teave avalikus aruandes, kus esitatakse ettevõtte sotsiaalselt orienteeritud poliitika tulemused. Aruandesse lisatavate materjalidena võetakse teavet organisatsiooni esindajate autasustamise kohta kõrgete teenete eest sotsiaalse toetuse valdkonnas, heategevusliku tegevuse tulemuste jms osas.
Tuleb meeles pidada, et aruandes kajastatava teabe valimisel on vaja säilitada pakutava teabe objektiivsus. Seda reeglit tuleb järgida ka siis, kui ettevõtte tegevuse tulemused teatud näitajates pole kaugeltki ideaalsed või viitavad ebapiisavale tulemuslikkusele. Sellest rääkides peaks aruanne kajastama võimalikke põhjuseid, mis selliste tulemusteni viisid, samuti juhtima publiku tähelepanu kindlale kavatsusele probleem tulevasel perioodil kõrvaldada.
