Juhtumite ettevalmistamine ja arhiivi esitamine on töövoo lahutamatu osa. Nende registreerimine algab organisatsioonis alates dokumentide esitamise hetkest ja lõpeb arhiivi üleandmisega kalendriaasta või säilitamisperioodide lõpus. Mõnel juhul hoitakse faile kauem kui üks aasta. Nende hulka kuuluvad näiteks personaliarvestusega seotud dokumendid.
Juhised
Samm 1
Nii et juhtumite arhiivi lisamine ei võta palju aega, peaksite praeguse töövoo ajal järgima nende registreerimise reegleid. Juhtumite arhiivi viimisel püsivaks või ajutiseks säilitamiseks peate õmblema dokumendid, numbrilehed, koostama lõpliku pealdise, kui see on ette nähtud tööjuhistes, ja koostama ka sisemise loendi.
2. samm
Samal ajal on kätteantava toimiku tiitellehel märgitud organisatsiooni või ettevõtte nimi, indeks vastavalt juhtumite nomenklatuurile, juhtumi avamise ja sulgemise kuupäev ning säilitamisaeg. arhiivi.
3. samm
Arhiveeritavad dokumendid esitatakse eraldi kõvakaanelises kaustas. Kui dokumendil on eriline väärtus, siis reeglina ei õmmelda seda, vaid pannakse toimikusse või ümbrikusse ja kinnitatakse korpuse külge. Õmmeldud ja nummerdatud korpuse lõppu pannakse atesteerimisleht ja alguses - sisemine inventuur. Sellisel juhul ei tohiks korpuse paksus ületada 40 mm ja lehtede arv ei tohiks ületada 250.
4. samm
Juhtumite jaoks, mida hoitakse arhiivis alaliselt, samuti ajutiselt, kuid mitte vähem kui 10 aastat, koostatakse inventuur juhtumite arhiivi üleandmiseks. Samal ajal koostatakse personali arvestusega seotud dokumentide jaoks eraldi inventuur. Sellesse sisestatakse juhtumite nimed, millest igaühele on määratud seerianumber, samuti on märgitud nomenklatuuri kood. Inventuurid tehakse kahes eksemplaris, kui failid jäävad organisatsiooni arhiivi. Kui toimikud kavatsetakse riigiarhiivi üle kanda, peaks neid olema neli eksemplari.
5. samm
Juhtumeid, mis kuuluvad säilitamisele pärast vähem kui 10 aastat, saab arhiveerida organisatsiooni juhtkonna äranägemisel. Juhtumite esitamise vajadus sõltub arhiivi töökoormusest, vanadele dokumentidele juurdepääsu sagedusest jne.
