Erakontor või valitsusorganisatsioon, olles silmitsi kolimisvajadusega, on sunnitud lahendama operatsiooni käigus kogunenud tohutu hulga mööbli, seadmete ja tehnoloogia liikumisega seotud probleeme. On hädavajalik, et kõiki esemeid liigutataks korralikult, kahjustamata. Seetõttu on vaja korralikult korraldada kontori kolimine.
Kontori kolimine võtab veidi aega, nii et tehke seda aegsasti ette, eraldage kogu ettevalmistuseks umbes kuu. Millistele punktidele peaksite erilist tähelepanu pöörama?
✔ Kui ettevõte on üsna suur ja seal on palju töötajaid, on soovitatav sellise vastutustundliku sündmuse jaoks eelnevalt ette valmistada juhtimiskava. On vaja kindlaks määrata prioriteetsed ülesanded, määrata eelarve, määrata kõigi punktide jaoks vastutavad töötajad ja mis kõige tähtsam - määrata kogu kolimisprotsessi koordinaator. Tema võtab enda kanda põhi- ja kõrvalülesanded. Teavitage kliente kindlasti sellest, et plaanite kolida uude kontorisse.
✔ Järgmine samm on lepingu sõlmimine valitud kolimisettevõttega. Lisaks peale- ja mahalaadimistoimingutele ning vara transportimisele sihtkohta võib lepingusse lisada täiendavaid klausleid. Näiteks mööbli demonteerimine ja kokkupanemine, uude ruumi paigutamine, kommunaalteenuste ja statsionaarsete seadmete ühendamine, ruumide koristamine pärast kolimist.
✔ Koostage kolimisega seotud vara täielik loetelu. Kindlasti on seda vaja vedajafirma spetsialistide ligimeelitamisel ja see aitab vältida segadust omaette kontori kolimisel. Vabanege kogu mittevajalikust varast - müü see maha, hoiusta või viska minema. Ei ole vaja raisata raha ja aega tarbetute asjade vedamiseks.
✔ Valmistage ette tulevaste ruumide plaani kajastav dokumentatsioon, töötajate töökohtade paigutamine uude kohta, kus uude kontorisse paigaldatakse mööbel ja arvutid. See säästab palju aega.
✔ Kogu vajaliku pakkematerjali ja karbid saate osta laevafirmalt endalt. Pakkige kõik isiklikud esemed kastidesse. Märkige kindlasti kleebistega. Töötajatel on soovitatav välja anda memo-juhised, kuidas seda õigesti teha.
✔ Ühendage arvutid ja muud seadmed toiteallikast lahti. Seda teeb ainult spetsialist - süsteemiadministraator.
✔ Koostage kõigi kolimisega seotud inimeste nimekirjad. Valmistage kõigile passid ette, kui selleks vajadust on. Loetlege kõik sõidukid, mis on seotud kontori kolimisega. Tagage takistamatu läbipääs laadimiskohta.
Ettevõtte kontori kolimine on üsna tõsine sündmus. Kuid nagu näete, saab õige lähenemise ja korralduse korral kõik kulud minimeerida. Selleks piisab protsessi õigest planeerimisest ning kolimisega kaasnevad ebamugavused minimeeritakse nii ettevõtte töötajate kui ka klientide jaoks.
