Ettevõtte äriürituste seas on esitlus eriline sündmus. See on ärireklaami puhkus, mille olemus on organisatsiooni ja selle elu oluliste faktide tutvustamine: “sünd”, positiivsed muutused, uute toodete (teenuste) loomine. Ettekande kestus võib olla erinev: üks üritus vajab 10-15 minutit, teine kaks või kolm tundi ja kolmas "võtab" töönädala. Sõltumata esitluse kestusest on selle edu võti tseremoonia põhjalik ettevalmistus.
Juhised
Samm 1
Määratlege selgelt ettekande eesmärgid ja prioriteedid: näiteks kuvandi loomine, uute klientide, uute partnerite (investorid, tarnijad, tarbijad) ligimeelitamine, uuendustest teavitamine, suhete loomine avalikkuse, ametiasutustega jne. Peamine on sihtrühma tähelepanu äratamine, selle huvitamine, väljavaadete korrektne näitamine.
2. samm
Määrake ettekande põhiidee (idee, kontseptsioon). Määrake sündmuse koht, kuupäev ja kellaaeg. Pärast lõunasööki on parem läbi viia esitlusi (kestusega 1, 5-2 tundi). Kokteil või buffet - lõpus (kestab 1-2 tundi). Valmistage kutsed ette. Nad ei tohiks olla umbisikulised - viidata konkreetsetele isikutele. Märkige sõnumites koht, kellaaeg, esitlusprogramm, osalejate nimekiri, maamärgid (aadress) ja transpordimarsruudid.
3. samm
Valmistage ette kvaliteetsed ja võimalusel erinevad trükitud reklaamimaterjalid: pressiteated, voldikud, brošüürid, brošüürid, kataloogid. Temaatilised stendid, tahvelarvutid ettevõtte kohta (näiteks aastakäibe, müügigeograafia, töötajate, partnerite täiendõppe, ettevõtte kohta ajakirjanduses avaldatud väljaannete kohta) on esitlusel sobivad ja soovitavad. Fuajeesse paigutatud toodete näidised, monitorid koos videotega elustavad sündmust.
4. samm
Töötage puhkuse jaoks välja skript. Ürituse avab ja korraldab tavaliselt ettevõtte ametnik. See võib olla PR-i või turunduse juht. Oskus rääkida, kuulajaskonda omada on sellisele inimesele kohustuslik.
Töötage välja stsenaarium vastavalt ettevõtte optimaalsele skeemile. See võib hõlmata järgmist:
- osalejate kohtumine;
- ettevõtte juhtide tutvustamine külalistele ja (või) huvitavad isikud-külalised kõigile kohalviibijatele;
- lühikese (kuni 12-minutilise) videofilmi näitamine organisatsioonist koos esitluse uudiste, eesmärgi ja ideega seotud lugudega;
- ettevõtte esindajate (mitte rohkem kui viis inimest) lühisõnumid (kuni 5 minutit) osalejatele potentsiaalselt huvitavatest küsimustest - toodete demonstreerimine, teenuste esitamine (tegevuses, paigutustes, slaidides, multimeediumkuval);
- perenaise ettevõtte esindajate vastused külaliste küsimustele;
- külaliskõned: kommentaarid, õnnitlused, soovid;
- suveniiride, kaubamärgiga reklaamimaterjalide üleandmine külalistele;
- esitluse mitteametliku osa läbiviimine - pidulaud (buffet laud) koos meelelahutusprogrammiga (oma äranägemise järgi).
5. samm
Mõelge läbi kõik "viimase akordi" komponendid. Kontaktide jaoks on kõige mugavam "seisev" puhvet, kui kutsutud saavad vabalt liikuda ja omavahel suhelda. Reeglina lõpeb esitlusprogramm aukülalise toostiga. Kõigi kohalviibijate nimel avaldab ta korraldajatele tänu ja soovib edu ja jõukust nende institutsioonile.
