Pangadokumendid salvestatakse liikide kaupa eraldi kaustadesse ja kõige sagedamini kronoloogilises järjekorras. Valiku viib läbi dokumentatsiooni vormistamise eest vastutav töötaja. Aegunud dokumentide hävitamisega tegeleb erikomisjon.
Pangadokumentide hoidmist teostavad nii pangad ise kui ka kontosid pidavad organisatsioonid. Ühes asutuses ladustamise järjekord võib veidi erineda teise asutuse hoiustamise järjekorrast.
Kuidas panga dokumente organisatsioonides hoitakse
Organisatsioonis olevad panga dokumendid kinnitavad rahatehingute toimumist ja kajastuvad raamatupidamisdokumentides. Nende hoidmise koht on raamatupidamisosakond, mille töötajad saavad kontode ja pankade kontekstis jagada kõik paberid liikide järgi eraldi kaustadesse. Kui ettevõttel on mitu arvelduskontot, luuakse igaühele eraldi kaust, kui valuutakonto, siis kaanel ja selgrool on näidatud konto valuuta. Iga konto väljavõtete salvestamiseks kasutatakse kronoloogilist järjestust. Igal väljavõttel on sideaine, mis koosneb maksedokumentidest ja iga tehingupäeva maksmise põhjendustest.
Tasutud arvete jaoks luuakse eraldi kaust. Valuutakontrolli dokumendid salvestatakse eraldi kaustadesse, kust leiate kogu teabe valuutakontodega töötamise kohta. Me räägime tehingute passidest, tehtud tööde või teenuste kinnitamise tõenditest, valuutatehingute sertifikaatidest ja teistest. Kui dokumentatsiooni maht on väike, on piisavalt registreid, kus on märgitud dokumendi number, summa ja kuupäev.
Kuidas dokumente kommertspankades hoitakse
Need asutused säilitavad dokumente, mis kinnitavad panga finants- ja majandustegevust ning klientide arveldus- ja maksedokumente. Vastutus nende eest lasub juhil ja pearaamatupidajal. Nii paber- kui ka elektroonilisi dokumente säilitatakse. Paberist hoidetakse spetsiaalses hoiukohas, kuhu pääsemiseks peate hankima eriloa. Loa peab allkirjastama pearaamatupidaja või tema asetäitja.
Mälestusdokumentatsiooni esitamine toimub iga päev, selleks luuakse eraldi kaust, kus dokumente säilitatakse ka kronoloogilises järjekorras. Valiku viib läbi töötaja, kes vastutab finantsdokumentatsiooni õige vormistamise eest. Muud kaustad koosnevad sularahafinantstest ja paberitest, mis kajastavad teavet klientide hoiuste kohta. Dokumendid, mis sisaldavad teavet väärismetallidega toimimise kohta, salvestatakse eraldi kaustadesse.
Vajadus paigutada teatud tüüpi dokumente erinevatesse kaustadesse tuleneb asjaolust, et igal paberil on oma säilivusaeg. See kehtib ka dokumentide elektroonilises vormis säilitamise kohta. Aegunud säilitustähtajaga dokumentide hävitamiseks moodustatakse erikomisjon, mille liikmed vaatavad iga paberi läbi ja täidavad seejärel eriakti, mis kinnitab, et aegunud säilitusajaga dokumendid hävitati.
