Ettevõtte sõlmitud lepingute ladustamistingimusi ei reguleeri tööstuse standardid ja normid, mistõttu tekib sageli küsimus, kuidas vältida nende kadumist ning korraldada korrektne ladustamine ja raamatupidamine. Selle küsimuse kõige mõistlikum lahendus oleks konkreetse ettevõtte korporatiivakti väljaandmine, milles sätestatakse nende dokumentide koostamise, sõlmimise ja säilitamise kord.
Juhised
Samm 1
Kui teie ettevõte teeb palju koostööd kolmandate osapoolte organisatsioonidega ja sõlmitud lepingute arv on märkimisväärne, siis on mõistlik usaldada nende hoidmine kontorisse või kontoriosakonda. See on üsna mugav, kuna just kontoris registreeritakse kõik juhi allkirjastatud ja töövõtjate saadetud dokumendid. Pärast täidetud lepingu registreerimist peavad büroo töötajad tegema vajaliku arvu koopiaid ja levitama need vastutavatele täitjatele ning hoidma dokumentide originaale selleks ettenähtud kohas.
2. samm
Kui teie ettevõte on väike ja teil pole ametnikke ja vastutavat ametnikku, siis on olulised, kuid harva kasutatavad lepingud, näiteks kinnisvara üürimiseks või ostmiseks, mõistlik hoida koos ettevõtte asutamis- ja juriidilised dokumendid. Raamatupidamisosakond, kes teeb nende kohta arvutusi, peaks esitama nende lepingute koopiad. Samal kohal, raamatupidamises, pood ja tööde, teenuste ja tööde teostamise lepingud ühe peamise raamatupidamisdokumentatsiooni liikina, mis nõuavad arvelduste kontrolli, maksetingimusi või püsivaid perioodilisi makseid (kommunaalmaksed, sidevahendid).
3. samm
Igal juhul peab kõigil lepingutel olema oma sisemine registreerimine ja neile tuleb määrata number, mille abil see kantakse elektroonilisse lepingute registrisse. Selle logi saab teha Exceli arvutustabelites. Lisaks elektroonilisele ajakirjale on vaja pidada nende lepingute väljastamise kohta ka paberkandjal registrit, mis kajastaks, millal ja kellele vastutavatest täitjatest lepingu originaal üle anti. See ajakiri peab sisaldama vastutava täituri allkirja jaoks väljad, mis kinnitavad hoiulepingu kättesaamise ja üleandmise fakti.
4. samm
Kirjeldage lepingutega töötamise korda määrustes lepingute koostamise, sõlmimise ja säilitamise korra kohta ning kinnitage see ettevõtte juhi poolt.
