Iga organisatsioon peab jälgima kõiki äritehinguid. Reeglina koostatakse kõik liikumised tõendavate dokumentidega, mis on raamatupidamine. Raamatupidamine põhineb sellise dokumentatsiooni alusel. Mis on raamatupidamise dokumentatsioon üldiselt ja miks seda vaja on?
Kogu raamatupidamisdokumentatsioon koostatakse ühtsetel vormidel, see tähendab seadusega kehtestatud vormidel. Juhul kui vormi ei esita kõrgemad ametiasutused, koostatakse dokumendid mis tahes kujul. Raamatupidamisdokumendid peavad tingimata sisaldama nime, koostamise kuupäeva, organisatsiooni üksikasju, toimingu sisu, töötajate ametikohtade nimetusi ja nende allkirju.
Raamatupidamisdokumentide põhiolemus on kajastada kõiki organisatsiooni tehtud äritehinguid, samuti lihtsustada maksu ja raamatupidamist. Kogu raamatupidamisdokumentides sisalduv teave peab olema usaldusväärne ja arusaadav. Näiteks kui koostate raamatupidamisakti, siis ei tohiks toimingu sisu liiga varjatult kirjutada, selle sisu tuleks selgelt ja selgelt välja öelda.
Dokumendid peab koostama juht või isik, kelle kinnitab direktori korraldus. Raamatupidamisdokumendid vormistatakse toimingu lõpetamise päeval või pärast selle lõpetamist. Näiteks kuu alguses tarbitakse kütust ja seda tehakse iga päev 30 päeva jooksul. Raamatupidaja saab järgmise kuu esimesel päeval arvutada kütuste ja määrdeainete tarbimise ning koostada raamatupidamisakti.
Dokumentides muudatused pole lubatud. Juhul, kui märkate viga, peate väljastama paranduse korralduse. Seejärel koostage veel üks dokument, mida tulevikus tuleb eelmisega tugevdada.
Raamatupidamisdokumente saab väljastada nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt. Aga kui kasutate viimast meetodit, siis peate vajadusel koopia printima, kuna see on vajalik esitamiseks riigiasutustele, näiteks maksuametile.
