Esmane dokumentatsioon sisaldab dokumente, mis sisaldavad mis tahes äritehingu rakendamise tulemusena esialgset teavet. Nende hulka kuuluvad toimingud, maksekorraldused, konto väljavõtted, arved, raamatupidamistõendid jne. Reeglina on raamatupidamine ilma sellise dokumentatsioonita võimatu.
Esmane dokument koostatakse ärinumbriga sama numbriga. Näiteks arvelduskontolt debiteeritakse arveldus- ja sularahateenuste vahendustasu. Väljavõte ja mälestusmäärus tuleb välja anda samal päeval.
Reeglina koostatakse esmased dokumendid Venemaa seadusandluses välja töötatud ühtsetel vormidel. Kuid kõiki vorme ei pakuta; nii koostatakse näiteks raamatupidamise väljavõte mis tahes kujul. Registreerimisel tuleb siiski märkida kohustuslik teave: organisatsiooni nimi ja üksikasjad, dokumendi nimi, toimingu sisu, ametikohtade nimed, töötajate nimed, ametnike loetelu ja tempel organisatsioon.
Miks vajate esmast dokumentatsiooni? Peamiselt kõigi käimasolevate äritehingute kajastamiseks. Dokumentatsioon võib olla sisemine ja väline. Sisemine on vajalik kõigi liikumiste arvestamiseks ja kontrollimiseks, näiteks antakse põhivara kasutusele - koostatakse akt, mis on esmane dokument. Väline dokumentatsioon on vajalik tarnijate, klientidega töötamiseks, näiteks väljastate kliendile maksmiseks arve.
Samuti on olemas peamised dokumendid raamatupidamise ja tasustamise kohta, nende hulka kuuluvad: riiki lubamise ja vallandamise korraldused, personali võtmine, puhkuste ajakava jt. Eraldada dokumentatsioon ja põhivara arvestus; näiteks operatsioonisüsteemi aktsepteerimistunnistus, inventuurikaart ja muud. Sularahatehingute arvestamiseks koostatud dokumentatsioon sisaldab selliseid dokumente nagu avansiaruanne, sissetulev ja väljaminev sularahakorraldus.
Mõnes esmases dokumendis pole parandused lubatud, näiteks arvelduskonto väljavõttel või maksekorraldusel. Kuid näiteks arved võivad sisaldada parandusi, kuid nende kõrval peab olema paranduse teinud isiku allkiri, kuupäev ja organisatsiooni tempel.
