Ärikiri on ärikirjavahetuse põhielement. Ettevõtte positiivne kuvand sõltub koostatud dokumendi kirjaoskusest. Ärikirju kirjutavad sekretärid ja ettevõtte juhiabid.
Ärikirja koostamine
Ärikirja kirjutamisel on tingimata eesmärk: pakkuda koostööd, suurendada organisatsioonile müüki, kiirendada kaupade eest tasumist, esitada pretensioone, tänada millegi eest, sõlmida tehing, õnnitleda. Kiri peaks olema koostatud kindla eesmärgiga ja see peaks selles võimalikult palju väljenduma. Uurige kindlasti välja selle ettevõtte andmed, kuhu kirja soovite saata. Potentsiaalse partneri kohta peate teadma maksimaalselt.
Sageli saadavad ettevõtted palju kaupu või teenuseid pakkuvaid kirju, kuid samal ajal on adressaatide kohta minimaalselt teavet. See on kõigi algajate ärimeeste peamine viga. Lõppude lõpuks on kirja saajal alati meeldivam teada, et tema poole pöördutakse isiklikult. Inimesele nimepöördumine on näiteks eduka müügikirja aluseks. Ja isegi kui te ei tea adressaadi nime, ei saa te mingil juhul temale viidates inimese seisukohta lühendatud kujul kirjutada.
Ärikirja kujundus
Ideaalis on igal ettevõttel oma kaubamärk. Sellel koostatakse ärikiri. Kirjaplank sisaldab alati organisatsiooni nime, tegelikku ja seaduslikku asukohta, kontakte, veebisaiti, e-posti aadressi, logo ja muud teavet organisatsiooni kohta. Ärikirja marginaalid: all, ülal, paremal ja vasakul on standardsuurused. Vasak serv on 3 cm, kuna kõik dokumendid saadetakse arhiivi. Parempoolne serv - 1,5 cm. Ülemine ja alumine taane: 1 cm.
Iga ärikiri algab keskelt lühikese ja meeldejääva pealkirjaga. Pealkiri paljastab kindlasti teksti sisu. Ärikirja päis sisaldab: vastuvõtva ettevõtte nime koos täisnimega, samuti vastuvõtva isiku positsiooni (paremas ülanurgas). Päise all vasakus ülanurgas on registreerimis- (väljamineva) kirja numbri ja kuupäeva märkimise koht. Kui ärikiri on kirjutatud vastuskirjana, peaksite märkima, millisele dokumendile see kiri vastab. Ärikirja pealkiri märgitakse pärast dokumendi kuupäeva ja numbrit. Kirja lõpus on märgitud saatja allkiri. Samuti tuleb kirjutada täisnimi ja ametikoht.
Kui kiri sisaldab ettevõtte kohta mingeid finantsandmeid, siis peab allosas olema ka pearaamatupidaja allkiri. Allkirjade järjekord on järgmine: esiteks peadirektori ja selle all pearaamatupidaja allkiri. Samuti kinnitatakse kirja lõpus allkirjale organisatsiooni ametlik pitsat. Times New Romani 12. suurus ja üksikvahed on ametliku ärikirjavahetuse standard. Ärikiri, mis on tõsine ettepanek, on tavaks saata posti teel, mitte faksi või e-posti teel. Kuller toimetab kirja isiklikult juhile või sekretärile. Selline kiri tuleb kätte toimetada suurettevõtte ümbrikus, mis trükitakse tüpograafiliselt. Kõik see töötab ettevõttest soodsa kuvandi loomiseks.
