Ärikirjavahetus on töövoo lahutamatu osa. Sõnumid tuleb koostada nii, et avaldamise korral ei peaks see vabasilbi ja vigade pärast punastama. Äripartneritele saadetud kiri peaks sisaldama tervitust, olema kirjutatud täpselt ja lõppema üksikasjaliku allkirjaga.
Juhised
Samm 1
Kui te ei tea, millal saaja kirja loeb, kirjutage tervitusse „Tere” või „Head päeva”.
2. samm
Valige standard font ja mustad tähed. Mitmevärvilisi sõnu pole kerge lugeda, need hajutavad tähelepanu ja ei lase teil teksti olemusest aru saada. Kui soovite fraasi esile tõsta, kirjutage: "Juhin teie tähelepanu, et …"
3. samm
Viidake isikule nime järgi ja ülemusele - nime ja isanime järgi. Enne ühendust võtmist kirjutage "Kallis …" Ärikirjavahetus võib direktorile lauale jõuda, seega on parem vältida deminutiivseid ja kõnekeelseid väljendeid.
4. samm
Partneri poole pöördudes kirjutage suurtähega sõnad "sina", "sina", "sinu". Kui kiri on adresseeritud mitmele inimesele, kasutage väiketähti.
5. samm
Järgnev tekst tuleks kirjutada õigesti, lihtsate lausetega, kasutamata sõnu, mis ei pruugi partnerile teada olla. Kui tekst sisaldab tehnilisi termineid või võõrkeelseid väljendeid, siis mõelge need kindlasti lahti.
6. samm
Alustage oma kirja probleemi sisuga ja seejärel esitage huvipakkuvad küsimused.
7. samm
Proovige mahutada 1/3 A4-formaadis 12-tüüpi lehte. Mahukaid sõnumeid on raske tajuda, neid ei loeta lõpuni või jäetakse terved laused vahele. Kui teil on vaja palju suhelda, jagage teave mitmeks täheks või lisage fail üksikasjaliku kirjeldusega. Kui teave on adressaadile oluline, avab ta manuse kindlasti.
8. samm
Kirjutage oma ärikirja lõppu "Tervitused, ees- ja perekonnanimi." Kui kirjavahetus toimub e-posti teel, kirjutage allkiri, mis lisatakse kõigile sõnumitele. Märkige järgmine teave: - perekonnanimi, eesnimi, vajadusel - isanimi; - ametikoht; - organisatsiooni nimi; - aadress; - telefoninumber - töö ja mobiil; - lisateave - loosung, soov jms, kui see on esitatud ettevõtte stiili järgi.
