Ärikirjavahetus nõuab delikaatsust, eriti kui tegemist on kirjaga tarnijale, sest kaebuse põhjuseks võib olla mitte ainult tema, vaid ka teie organisatsiooni kohustuste rikkumine.
Juhised
Samm 1
Kui võtate tarnijaga ühendust esimest korda kavatsusega temalt kaupa tellida, kasutage organisatsiooni standardset saatenõude vormi. Kui seda avaldust ei postitata organisatsiooni veebisaidil elektrooniliselt, kirjutage kiri vabas stiilis.
2. samm
Mitut tüüpi toodete tellimisel erinevates kogustes esitage tellimus vajaduse korral tabeli kujul, mis näitab toote nime, artiklit, värvi. Pange kirja tellitud kauba eest tasumise kohustused, edastage tarnijale oma organisatsiooni andmed, nende andmete põhjal koostab tarnija lepingu. Kirja lõpus avaldage lootust edasiseks vastastikku kasulikuks koostööks.
3. samm
Kui teie kiri tarnijale puudutab lepinguliste kohustuste valet täitmist, kauba või vale kvaliteediga, klassi või tüübiga kauba hilinenud tarnimist, kasutage fraase "Teavitame teid selle kirjaga …", "Teavitame teid… ". Esitage selgelt põhjus, miks te ei saa saadetud üksust aktsepteerida. Vaadake lepingut või lepingutaotlust, mis näitab, mitu ühikut ja millist kaupa tarnija oleks pidanud teile saatma. Sellisel juhul on tarnijal lihtsam oma viga parandada.
4. samm
Kui teie kiri puudutab võimetust maksta kauba eest lepinguga kehtestatud tähtaja jooksul, teavitage sellest tarnijat kõige õrnemal, kuid samal ajal ametlikul kujul. Kasutage fraase "Vabandame makseviivituse pärast …", "Praeguste asjaolude tõttu ei saa me arveid enne …" tasuda.
5. samm
Öelge vastaspoolele täpselt, millal kavatsete talle võla ära maksta, ja et selle kohustuse tagab teie organisatsioon. Kirja lõpus avaldage lootust, et see episood ei mõjuta teie pikaajalist partnerlust.
